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Informations générales relatives aux Salons des résidents 2018

L’inscription

Les frais d’inscription sont de 990$ (taxes en sus) pour tous les types d’exposants. Ils comprennent tous :

  • L’espace kiosque de 8’x8′ aménagé d’une table nappée et des chaises;
  • L’électricité et l’accès Internet sans fil;
  • Le repas pour vos représentants;
  • Les badges d’identification pour tous les représentants;
  • La possibilité de faire un concours ou un tirage dont le gagnant sera annoncé publiquement;
  • Aménagez votre espace avec du mobilier ou un kiosque autoportant tant que vous respectez la superficie et l’emplacement qui vous a été attribué;
  • Le détail de votre inscription vous sera envoyé par courriel pour vos dossiers.

Une fois le formulaire complété et envoyé, vous recevrez un résumé du contenu de votre inscription ainsi que la facture s’y rattachant. Vous pourrez annexer le tout à vos dossiers facilement.

INSCRIPTION EXPOSANT

L’achat d’un kiosque simple (8′ x 8′) inclus 2 laissez-passer pour des représentants. Vous pouvez acheter jusqu’à 6 kiosques pour un total de 12 représentants dans la même transaction.

Une fois l’inscription de votre organisation faite, vous recevrez un courriel de confirmation avec un code pour inscrire vos représentants ainsi que votre facture en pièce jointe.

Nous acceptons également les partenaires corporatifs ou associatifs. Toutefois, avant de vous inscrire, vous devez recevoir l’autorisation du promoteur, contactez-nous SVP. LES COMPAGNIES PHARMACEUTIQUES NE SONT PAS ACCEPTÉES.

Les résidents ne seront pas limités à la période de temps réservée à l’horaire. S’ils le souhaitent, ils pourront vous visiter dès le début de la journée, et ce jusqu’à la fin de l’événement. Ainsi, vous pourrez passer plus de temps avec les résidents et approfondir vos discussions. Notez toutefois que les résidents devront participer à des ateliers ou assister à des conférences, ils sont libres de gérer leur présence comme ils le désirent. Nous exigeons la présence des exposants pour la période réservée au salon (consultez l’horaire). Votre présence durant toute la journée est laissée à votre discrétion. 

 

INSCRIPTION EXPOSANT

La facturation

Votre facture vous sera envoyée par courriel et elle est payable sur réception par chèque.

Les dates importantes

La date limite d’inscription* pour le Salon de Québec:

  • 25 juillet 2018 à midi.

La date limite d’inscription* pour le Salon de Bromont:

  • 31 juillet 2018 à midi.

*Les places sont limitées. Les inscriptions peuvent fermées avant les dates inscrites, si tous les espaces sont vendus.

Annulation et remboursement

Des frais de 100$ seront chargés pour l’annulation de votre participation. Vous devez nous aviser par écrit avant le 19 juillet. La balance de votre facture vous sera remboursée.

Des frais correspondants à 75 % de votre facture seront exigés si l’annulation de votre participation est faite entre le 19 juillet et l’événement. Vous devez nous aviser par écrit. La balance de votre facture vous sera remboursée.

Si vous ne vous présentez pas à l’événement, 100% de votre facture sera exigée et aucun remboursement ne sera accordé.

Le matériel promotionnel autorisé

À des fins d’uniformité et d’équité, voici le matériel promotionnel autorisé lors des Salons:

  • Affiches autoportantes de type «Roll-Up» ou «Parapost» .
  • Documentation promotionnelle de votre établissement et de votre région.
  • Support à dépliant promotionnel.
  • Objets promotionnels.
  • Ordinateur portable.
  • Boîte de tirage.
  • Les kiosques complets, les paravents autoportants et le mobilier sont autorisés. Vous devez toutefois respecter la dimension et l’emplacement qui vous aura été accordé. Tout exposant ne respectant pas cette règle se verra prié de démonter ses installations.

Plan de salle

Les établissements de santé d’une même région seront regroupés autant que possible de manière à créer une uniformité dans l’espace d’exposition.

Envoi de matériel à l’avance

Vous pouvez nous faire parvenir du matériel, que nous déposerons à votre espace kiosque.

Sénik Pour le Salon des résidents 2018 

1451, rue Provancher

Québec (Québec) G1Y 1S2

Avant le 23 juillet pour le Salon de Québec.

Avant le 30 juillet pour le Salon de Bromont.

NOTE: Nous retournerons à vos frais tous le matériel qui n’aura pas été ramassé ou disposé après les Salons.

L’hébergement

Si vous désirez séjourner dans les établissements qui accueillent les Salons, vous bénéficierez de tarifs réduits. Les informations pour procéder à vos réservations vous seront communiquées par courriel lors de la confirmation de votre inscription. Pour profiter des tarifs mentionnés ici bas, les réservations doivent respecter les clauses propres à chaque hôtel.  Tous les tarifs mentionnés ci-dessous s’appliquent par chambre,  par nuit, excluent les taxes (TPS, TVQ et taxe d’hébergement). Toutes réservations faites avec les codes promotionnels seront corroborées à la liste des participants, fournie par le promoteur de l’événement ; en cas de disparité, les tarifs réguliers seront facturés.

 

Hilton Québec:
Chambre Hilton (occupation simple ou double) : 180, 00$ 
 

CLAUSES

  •  Les réservations individuelles devront être faites directement auprès de l’Hôtel Hilton Québec avant le 27 JUIN 2018.
  • Après cette date, les réservations seront acceptées selon la disponibilité de l’Hôtel et au tarif en vigueur.
  • Au moment de la réservation, un numéro de carte de crédit sera nécessaire afin de garantir la réservation.
  • Les annulations peuvent être faites sans frais jusqu’à 48h avant votre réservation.
  • Les annulations faites à moins de 48h de l’arrivée seront payables à 100%.
  • Des frais de 50$ seront facturés par chambre pour tout départ précipité.
Château Bromont
Chambre régulière (occupation simple ou double) : 158$
Suite junior (occupation simple ou double) : 188$
Suite exécutive (occupation simple ou double) : 233$
Départ tardif disponible moyennant des frais de 50$ par chambre

 

CLAUSES

  • Les réservations individuelles devront être faites directement auprès de l’Hôtel Château-Bromont avant le 9 JUILLET 2018.
  • Après cette date, les réservations seront acceptées selon la disponibilité de l’Hôtel et aux tarifs en vigueur.
  • Au moment de la réservation,  un numéro de carte de crédit sera nécessaire afin de garantir la réservation.
  • Si annulation à moins de 7 jours de l’arrivée, une pénalité de 100$ s’appliquera.
  • Si annulation à moins de 48 heures de l’arrivée, le séjour complet sera facturé.

Informations sur le Salon des résidents de Québec

Université de Laval

 

Contexte du Salon: Le Salon s’inscrit dans  la Journée d’accueil des médecins résidents en médecine familiale  du département de médecine familiale et de médecine d’urgence de l’Université Laval.

Date: Vendredi 27 juillet 2018.

Emplacement : Salle Palais et le foyer de la salle de bal de l’Hôtel Hilton Québec.

Adresse:

1100, boulevard René Lévesque Est

Québec (Québec)  G1R 4X5

Horaire de la journée

 

Informations sur le Salon des résidents de Bromont.

Université de Sherbrooke          partner_udem                  McGill_coul

 

Contexte du Salon: Le Salon s’inscrit dans le Congrès de gestion de carrière médicale.

Date: Vendredi 3 août 2018

Emplacement: Château Bromont

Adresse:

90 rue Stanstead

Bromont (Québec) J2L 1K6

Horaire de la journée

 

INSCRIPTION EXPOSANT

 

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Partenaire collaborateur
Partenaire accompagnateur
Partenaire coopérateur